|
|
|
| 改正 | 平成７年７月１日訓令第４号 | 平成11年３月30日訓令第２号 |
| 平成18年１月12日訓令第１号 | 平成18年３月28日訓令第５号 |
| 平成23年４月１日訓令第６号 | 平成28年３月28日訓令第７号 |
| 令和２年３月３日訓令第２号 | |
鹿行地方広域市町村圏事務組合文書事務規程（昭和50年規程第２号）の全部を改正する。
第１節 文書等の収受及び配付（第14条―第17条）
第２節 文書の立案，回議，合議，決裁等（第18条―第20条）
第３節 文書の浄書，公印の押印，発送（第21条・第22条）
第１条 鹿行広域事務組合における文書事務の処理については，別に定めるものを除くほか，この規程の定めるところによる。
第２条 この訓令において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(１) 決裁 事案の処理について最終的に決定する権限を有するもの（以下「決裁権者」という。）が当該事案の処理内容について最終的な意志決定を行なうことをいう。
(２) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため，決裁を経るべき当該事案を記載した文書（以下「起案文書」という。）をその上司に回付することをいう。
(３) 合議 決裁に先立ち，当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において，起案文書又はその写しを当該機関に回付することをいう。
(４) 供閲 当該事案の内容について関係機関の了知を得ておくことが，事案の処理上便宜であると認められる場合において，当該事案に係る決裁が終わった起案文書又はその写しを当該関係機関に回付することをいう。
第３条 事務の処理は，文書によって行なうことを原則とする。
２ 事務の処理にあたっては，当該事案に係る決裁権者は，当該処理すべき事案に関する処理方針，注意事項等について指示することを原則とする。
３ 事務局長及び出先機関の長は，適正かつ能率的な事務の処理を図るため，立案事由が生じたときは，遅滞なく立案させるとともに，回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし，いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。
第４条 文書の作成に当たって用いる漢字，仮名遣い等は，次の各号によるものとし，その表現は，正確かつ簡明に行い，用字は読みやすく，かつ，ペンその他容易に消失しない筆記用具を用いて記載しなければならない。
(３) 送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）
第５条 事務局長は，事務局及び出先機関の文書事務が適正かつ円滑に行なわれるよう指導調整を行なうものとする。
第６条 事務局及び出先機関に文書取扱主任を置き，庶務を担当する上席職員をもってこれにあてる。
２ 文書取扱主任は，次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(１) 配布された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。
(５) 前各号に掲げるもののほか，文書の取扱いに関すること。
第７条 事務局の総務係並びに出先機関の庶務を担当する係に文書取扱者を置く。
２ 文書取扱者は，事務局長及び出先機関の長が指定する者とし，次に掲げる事務を処理するものとする。
(１) 文書，小包郵便物及び運送小荷物の収受及び配布に関すること。
(２) 事案に係る決裁が終わった起案文書の登録に関すること。
第８条 この訓令により設ける簿冊に文書を登録する場合の登録番号は，毎年１月１日に起こすものとする。
２ 令達文書の種別は，次の各号に掲げるとおりとし，その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。
(３) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。
(４) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。
(５) 指令 特定の者に対し，法令の規定又は職務上の権限に基づき，許可，認可，命令等の処分を内容とするものをいう。
(６) 訓令 所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。
(７) 訓 所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。
(８) 諮問 法令の規定に基づき，公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。
第10条 文書の用例は，茨城県文書管理規定に定める例による。
第11条 令達文書には，第20条第１項第１号の規定による登録番号を令達番号とし，その番号の前に組合名，種別及び令達番号を記載するものとする。
２ 一般文書には，記号及び文書番号を記載するものとする。この場合において第20条第１項第３号の規定による登録番号を文書番号とし，その番号の前に
別表第１に規定する事務局又は出先機関を表示する記号を冠する。
第13条 令達文書は，管理者名をもって施行（委任事務に係るものを除く。）するものとする。
２ 一般文書は，次の各号に掲げる区分により施行するものとする。
(１) 管理者名をもって施行するもの（委任事務に係るものを除く。）
ア 事務決裁規程別表第１管理者の決裁を要する事項に係るもの
イ 契約（協定，覚書等を含む。）の締結及び解除に係るもの
ウ 証明に関するもの（職員に対する軽易なものは除く。）
エ 国の各機関の長及び県知事若しくは市町村長に発するもの又は官公署の長に発するもので重要なもの
オ その他管理者名をもって施行することが適当であるもの
(２) 前号に掲げる以外のものにあっては，事務局長又は出先機関の長をもって施行するものとする。
第14条 到着した文書は，文書取扱者が受領し，直ちに開封し，受付印（
別表第２ひな型第１号）を押し，受付番号を付し，文書収受簿（
様式第１号）に登録しなければならない。ただし，次の各号に掲げる文書については，文書収受簿への登録を省略することができる。
(１) 刊行物，ポスターその他内容が軽易であると認められるもの
２ 文書の受付番号は，文書収受簿により一連番号を付し，暦年毎に更新するものとする。
３ 前第１項の規定にかかわらず，親展文書，電報，書留及び秘密の表示のある文書は，開封せず特殊文書処理簿（
様式第２号）に記載のうえ直接名宛人に配付するものとする。
４ 受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については，第１項の規定により取扱うほか，到着時刻を記入するものとする。
５ 郵便料金の未納又は不足の郵便物は，事務局長及び出先機関の長が必要と認めるものにかぎり，その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
第15条 文書取扱者は，前第１項の規定による所定の処理をした後，供覧印（
別表第２ひな型第２号）を押印し，文書管理主任に回付するものとする。
第16条 文書管理主任は，回付を受けた文書について，一定の期限内に処理を要するものについては，当該文書の余白に処理期限印（
別表第２ひな型第３号）を押印して，事務局長及び出先機関の長等の閲覧に供するものとする。
第17条 事務局長及び出先機関の長は，前条の規定により閲覧に供された文書について，処理方針及び処理期限を示し担当者に配布するものとする。
第18条 文書による事案の決定は，起案用紙（
様式第３号，老人ホーム，火葬場及び審査会事務所にあっては
様式第４号）によって起案し，回議に付し，決裁を得ることによって行なう。ただし，軽易な回答等の立案は，当該照会文書等の余白に朱書する等起案用紙によらないことができる。
２ 起案用紙による立案に当たっては，次の要領によるほか，その様式に従い必要な事項を記載しなければならない。
(１) 発送につき特別の取扱いを要するものについては，特別扱いの欄に「書留」，「速達」，「配達証明」，「親展」，「内容証明」，「電報」等と朱書すること。
(２) 文書の内容により，「（通達）」，「（依命通達）」，「（通知）」，「（指示）」，「（協議）」，「（照会）」，「（依頼）」，「（回答）」，「（報告）」，「（申請）」，「（副申）」，「（進達）」，「（送付）」，「（建議）」，「（勧告）」，又は「（提出）」と題名の次に表示すること。ただし，これらの表示により難いものについては，文書管理主任に協議のうえ適宜の表示を用い，又は表示しないことができる。
(３) 起案文書には，必要に応じて処理の経過を示す文書，法令の抜すい等を付すること。
(４) 重要または秘密を要すると認められる起案文書には，起案用紙の上部欄外に重要又は秘密の表示を朱書すること。
第19条 起案文書の処理に当たっては，次の各号に規定する事項に留意しなければならない。
(１) 回議にあたっては，必要に応じて説明文を別紙として添えること。
(２) 起案文書の回議が終了したときは，最終決裁者が管理者の場合事務局の文書取扱主任が，その他の文書については，最終決裁者の属する出先機関の文書取扱主任がすみやかに担当者に回送の手続きをとること。
(３) 起案文書のうち最終決裁者が管理者であるものは，決裁まえに事務局長の審査をうけるものとする。出先機関の長が最終決裁者であるもので外部に伝達される文書についても同様とする。ただし軽易な文書または定型的反復的な文書については，審査を省略することができる。
第20条 決裁済文書で次の各号に掲げるものは，当該各号に定める簿冊に記号，番号等の登録の処置をしなければならない。
(１) 条例，規則，告示，公告及び訓令等 令達番号簿（
様式第５号）
(３) 外部に発送する文書 文書発送簿（
様式第７号）
２ 前項第１号に規定する条例及び規則の登録にあたっては，鹿行地方広域市町村圏事務組合公告式条例に定めるところにより，管理者の署名を受けなければならない。
第21条 決裁済の文書の浄書は，担当者において行なうものとする。
２ 浄書を完了した場合は，起案文書と校合のうえ，起案者又は上席者が浄書文書を確認する。
第22条 浄書済みの文書を発送しようとするときは，公印及び契印を押印するものとする。ただし，次の各号に掲げる文書は公印及び契印を省略することができる。
(１) 職員のみを構成員とする会議の通知，事務局又は出先機関に対する事務連絡等の軽易な文書
３ 許可書，認可書，契約書等の権利の得喪変更に関係ある文書が２枚以上にわたるときは割印，訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。
４ 発送文書以外の文書については，必要に応じ公印又は契印を押印するものとする。この場合前２項の規定を準用する。
第23条 事務局長は，この規程に定めるもののほか，必要な事項については別に定めることができる。
２ この訓令の規定にかかわらず，供覧印及び起案用紙については，現在のものを平成４年３月31日まで使用する。
|
|
組織区分 | 記号 |
事務局 | 鹿行広発 |
養護老人ホーム鹿行潮来荘 | 養老潮 |
霞ケ浦聖苑 | 鹿行霞 |
審査会事務所 | 鹿行審 |
別表第２
印形ひな型 様式第１号
様式第２号
様式第３号
様式第４号
様式第５号
様式第６号
様式第７号
